L’organisation est la base de la réussite dans une entreprise. Les managers débordés dans leurs plannings et les projets qui s’atermoient dénotent des carences à ce niveau. Le planning prévisionnel est l’outil qui permet d’y remédier. Pourquoi est-il si important, comment doit-il être monté et quelles sont les solutions logicielles ? On se penche sur la question dans cet article.
Les bases d’un bon planning prévisionnel
Le planning prévisionnel va jeter les bases d’un projet dans le concret. Il peut s’organiser de manière plus ou moins complexe pour gagner en efficacité. Les bons plannings signent les projets réussis. Pourquoi ?
Un projet ne peut être mené à son terme que s’il a fait l’objet d’une analyse en termes de tâches à accomplir et d’un découpage dans le temps, assorti d’objectifs précis. C’est ce cadre qui va permettre d’évaluer le bon déroulement du projet et de vérifier que les buts sont atteints à chaque étape. Voyons maintenant comment s’organise et se coordonne le planning prévisionnel.
La première étape consiste à mettre le cadre en place, découper le projet en grandes tâches, et lui allouer des ressources en temps, en coût et en personnel. Cette première budgétisation est importante, car elle donnera lieu à un suivi. Des objectifs sont alloués à chaque stade du projet, pour mesurer sa progression.
Le travail du planificateur va plus loin encore. Chaque phase chronologique d’un projet est détaillée au niveau de ses tâches précises, de ses ressources à prévoir et de ses charges. Il faut ensuite prioriser les tâches, car certaines exigent des prérequis qui vont les rendre prioritaires. Il faut aussi prévoir leur agencement : certaines sont séquentielles, quand d’autres pourront être parallélisées.
Ce n’est qu’une fois cet ordonnancement terminé, avec un ordre pour chaque tâche et un niveau de priorité que l’on pourra fixer les objectifs d’un planning prévisionnel.
Pourquoi adopter un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet permettent de transposer ce planning prévisionnel sur un outil de travail qui va en optimiser la gestion. Aujourd’hui, les feuilles Excel, fastidieuses à remplir et peu collaboratives, ont fait leur temps.
Les atouts des solutions existantes, comme Trello ou Bubble Plan pour les plus connues, possèdent des fonctionnalités plus modernes pour seconder les managers dans leur pilotage. Toutes les étapes de la planification sont comprises dans les outils. Modernité, clarté et simplicité sont les maîtres-mots. Un logiciel de gestion de projet prévoit des listes de tâches, la possibilité de les assigner, et des niveaux d’accès pour chacune. Il permet donc au manager de monter son planning prévisionnel en quelques clics, en modélisant son projet sur une interface conviviale. Il lui est plus facile ensuite de suivre ses équipes et de mieux anticiper les éventuels retards sur ses objectifs.
Les performances d’un logiciel de gestion de projet ne s’arrêtent pas là puisqu’il s’agit d’outils de gestion digitaux, collaboratifs et hébergés dans le Cloud. Avec eux, les collaborateurs peuvent évoluer à distance, partout où ils le veulent, et partager leurs documents. Ils profitent aussi de fonctionnalités telles que des exports sous forme de graphisme ou de reporting multiniveaux qui les aide à produire de meilleures présentations. Les logiciels de gestion de projet, qui fonctionnent en mode saas comme Bubble Plan, sont mis à jour automatiquement par le prestataire et ne nécessitent pas d’avoir de serveur en interne. Les projets restent cependant privés et uniquement accessibles aux utilisateurs qui y ont accès, en fonction de différents niveaux de confidentialité.
Un planning prévisionnel est complexe à monter et souvent encore plus difficile à suivre. Améliorer ses process, en optant pour un logiciel de gestion de projet, permet de gagner en productivité, en temps et en énergie, pour réussir son management.
